North Sea Port
terug naar werkgeverspagina
Terug naar vacature overzicht

Office Assistant Projects

in Gent

;

Welkom bij North Sea Port, de meest veelzijdige haven van Europa. Een haven die altijd in beweging is. We dragen actief bij aan de groei en ontwikkeling van onze regio, en de veiligheid binnen ons havengebied - en we doen dat met de blik vooruit. Hoe we dat doen? Door grenzen te verleggen.

https://www.northseaport.com/jobs

solliciteren

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste Office Assistant Projects!

Als Office Assistant Projects kom je terecht in de afdeling port infra die in staat voor de ontwikkeling, het beheer en het onderhoud van onze haveninfrastructuur (wegen, bruggen, fietspaden, kades, …). Vanuit jouw rol ondersteun je onze projectleiders bij diverse uitdagende infrastructuurprojecten. Je bent de spin in het web voor een vlekkeloze organisatie, administratie en communicatie binnen het projectteam.  

Een deel van jouw werkzaamheden zijn:  

Agendabeheer:  

  • Plannen & organiseren van meetings en projectvergaderingen, zowel met interne als externe partijen 

  • Opstellen en voorbereiden van agenda, opvragen van nodige documenten en/of informatie 

Projectondersteuning:  

  • Opstellen en up-to-date houden van projectdocumenten, zoals actie- en besluitenlijst, projectenlijst, bestelbonnen, vorderingsstaten  

  • Status- en voortgangscontrole: opvolgen van acties en bijhorende deadlines aan de hand van actielijst en afspraken met projectmedewerkers, voorbereiding voortgangsrapportage  

  • Bijhouden en aanpassen van projectsjablonen 

  • Archiveren van alle nodige documenten (informatie- en kennisborging) 

  • Notuleren en verslaggeving van projectvergaderingen 

Financiële administratie:

  • Opmaken van bestelbonnen 

  • Ondersteuning bij voorbereiding en opvolging van rapportering (verzamelen van gegevens) 

  • Opvolgen van vorderingsstaten in functie in facturatie van reeds uitgevoerde werken

  • Overige administratieve ondersteuning 

Jij bent de #grensverlegger die wij zoeken:

  • Je beschikt over HBO/bachelor werk- en denkniveau (diploma en/of gelijkwaardig door ervaring) 

  • Affiniteit met bouwkundige of infrastructuurprojecten is een meerwaarde maar geen must 

  • Je hebt ervaring met Office 365 en andere digitale tools

  • Je bent nauwkeuring en proactief en brengt graag structuur en orde aan in het werk van jezelf en dat van anderen

  • Je bent communicatief en je weet je – zowel mondeling als schriftelijk – vlot uit te drukken

  • Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend samenwerken met in- en externe stakeholders

  • Je bent flexibel in jouw werkaanpak en weet adequaat om te gaan met onvoorziene zaken

Ons aanbod:

  • Een marktconform en aantrekkelijk salarispakket, passend bij je opleiding en ervaring.

  • Het betreft een fulltime functie

  • Je werkt vanuit Gent of Terneuzen en bent bereid om ook te werken op de andere mooie locaties van North Sea Port

    Wil je alle redenen ontdekken om voor North Sea Port te werken?

    Ontdek ze hier

Hoe pakken we het aan? 

Bij een kop koffie bespreken we tijdens het eerste gesprek jouw kandidatuur, motivatie en verwachtingen ten aanzien van de vacature. Op onze beurt vertellen we jou graag wat meer over de inhoud van de functie en niet te vergeten de werkomgeving! In een vervolggesprek gaan we dieper in op de functie en je kandidatuur. Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.  

Klaar om samen grenzen te verleggen?

Wens je meer info over de job? Neem contact op met Mieke Bonnarens (Coördinator projectmanagement, mieke.bonnarens@northseaport.com) of Cor van de Woestijne (Manager Port Infra, cor.vandewoestijne@northseaport.com).

Wil je meer info over de arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met Lara Serpentier (HR Business Partner, lara.serpentier@northseaport.com). 

Download bijlage(s)

solliciteren

Privacy beleid

Algemeen

Met deze privacyverklaring informeert North Sea Port je over de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot werving en selectie.  

 

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke 

  • North Sea Port Flanders | J. Kennedylaan 32, 9042 Gent | Tel +32 9 251 05 50 

  • North Sea Port Netherlands | Schelpenpad 2, 4531 PD Terneuzen | Tel +31 (0) 115 647400 

Functionaris gegevensbescherming –  Data protection officer 

 

North Sea Port hecht veel belang aan jouw privacy als betrokkene, gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens. 

Op wie is deze privacyverklaring van toepassing? 

Deze privacyverklaring is van toepassing op elke persoon die zijn/haar persoonsgegevens deelt met North Sea Port tijdens een spontane sollicitatie en een procedure van werving en selectie. Dit is de betrokkene. 

 

Welke gegevens houden we bij van jou? 

North Sea Port bewaart volgende gegevens indien je (spontaan) solliciteert en tijdens een procedure van werving en selectie bij North Sea Port: 

  • contactinformatie zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer 

  • vaardigheden, opleiding en werkervaring 

  • resultaten van een assessment in het kader van het wervings- en selectieproces 

  • alle andere persoonlijke informatie die je zelf aanlevert via je CV of tijdens de procedure 

Voor welke doeleinden gebruiken we je gegevens? 

North Sea Port gebruikt jouw gegevens om te beoordelen of jou een functie binnen North Sea Port kan worden aangeboden.  
De rechtsgrond voor de verwerking van de gegevens is jouw toestemming. 

Hoe lang bewaart North Sea Port je gegevens?  

North Sea Port houdt de gegevens van je CV en sollicitatiebrief bij tot maximaal 4 weken nadat de vacature is ingevuld of de procedure van werving en selectie wordt afgerond. 

Indien North Sea Port jouw profiel nuttig acht voor eventueel toekomstige functies, dan zal North Sea Port jouw gegevens, na jouw uitdrukkelijke toestemming, 1 jaar bewaren . Je kan jouw toestemming steeds intrekken. 

Krijgt je sollicitatie een positief gevolg en word je onze collega, dan gelden de privacyregels van toepassing op de werknemers. 

Worden je gegevens gedeeld met derden? 

Je gegevens worden enkel gedeeld met derden indien dit nodig is om te kunnen beoordelen of jou een functie binnen North Sea Port kan worden aangeboden. Dit gebeurt steeds met jouw medeweten en met derden die assessments kunnen afleggen voor North Sea Port.  
Dit gebeurt ook indien er referenties, opgegeven in jouw en CV en sollicitatiebrief, worden gecontacteerd door North Sea Port.  

Welke rechten heb je met betrekking tot de bewaring van jouw gegevens? 

Je hebt, als betrokkene, volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens: 

  • het recht op inzage of een kopie van jouw persoonsgegevens bij North Sea Port;  

  • het recht om jouw persoonsgegevens te verbeteren of te vervolledigen;  

  • het recht om jouw persoonsgegevens te wissen; 

  • het recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens; 

  • het recht op een beperking van verwerking; 

  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de door jou verstrekte persoonsgegevens. 

 

Hoe neem je contact op? 

  • In eerste instantie met North Sea Port zelf als verwerkingsverantwoordelijke:  

security@northseaport.com  

Wij verwerken onze gegevens samen met onze partner Jobtoolz. Meer informatie over de verwerking kan je vinden in de privacy policy.

Wil je meer weten over het privacybeleid van Jobtoolz Klik hier

Interview annuleren

Weet u zeker dat u dit interview wil annuleren?

Interview herplannen

Ben je zeker dat je dit interview wil herplannen?